Fluxo de informação na empresa

Todos sabem da importância das informações para a tomada de decisão da empresa. Independente se a decisão é sobre receber ou não parcelado ou investir na compra de um grande equipamento para a empresa; tudo precisa de informação.

Imagine que sua empresa começou a crescer e que os clientes aumentam a cada dia que passa. Esse fluxo maior de clientes começa a te sobrecarregar e a sobrecarregar seus funcionários, que gastam mais tempo com o atendimento ao cliente e com as vendas, sobrando pouco tempo para outras atividades administrativas, o que acaba ocasionando atraso nas entregas de pedidos, falta de matéria prima e atrasos nos pagamentos de funcionários. Com tudo isso acontecendo, tem aumentado o número de clientes insatisfeitos com alguma coisa. E aí, o que fazer?

informações

Alguns irão dizer que está faltando informação sobre qualquer coisa. Sim, talvez esteja faltando informação, mas infelizmente os problemas que aparecem nas empresas no seu dia a dia vêm desta forma. E é por isso que a administração não tem receita de bolo, mas sim algumas ferramentas que podem ajudar, como fluxo de caixa, controle de estoque, etc.

Porém, antes de tudo é preciso se perguntar quais informações estão faltando? Porque só assim você consegue buscar o que precisa saber. Caso contrário ficará reunindo um monte de dado e informação que não vai te ajudar a chegar em lugar nenhum!

Mas você deve estar pensando que poderia:

  1. Decidir contratar um novo funcionário, mas será que o aumento do número de clientes foi suficiente para pagar a conta de um novo funcionário?
  2. Colocar um software de controle muito caro e de uma empresa muito boa, mas quem vai inserir e acompanhar os dados no software? Vocês já não dão conta dos clientes…
  3. Contratar uma empresa de operações logísticas para entregar as mercadorias no prazo, mas e se faltar matéria-prima para produzir?

Você pode contratar, gastar, investir, tirar dinheiro….. porém se não encontrar o foco do problema só vai aumentar seus custos e não vai garantir entrada de recursos.

Para este caso e outros semelhantes o ideal é parar e rever como anda os processos da empresa. Isso mesmo, parar e olhar: de onde vem o pedido inicial e para onde ele vai. Quais são os problemas que estão acontecendo e quais as ‘linhas’ que se quebraram no meio do caminho.

Saiba que 98% dos problemas das empresas acontecem por falta de informação e de nada adianta colocar um software caríssimo para gerir a empresa, pois se a empresa estiver desorganizada o software só vai ajudar a piorar a situação!

Em administração de informações dizemos que uma empresa com problemas está com “entropia”, ou seja, com falta de informações.

Para ajustar isso, primeiro precisamos saber como funciona a empresa, quais são os processos de negócios que existem nela, quem é responsável pelo que. Na sequencia é necessário conhecer o sistema de informações da empresa que são todos os registros de dados e documentos gerados pela empresa, nada mais, nada menos que as NFe, o software da empresa, os papelzinho e caderninhos que se anotam informações (é até eles fazem parte do sistema de informação da empresa), etc.

Bom, depois de falar de papelzinho e caderninho começa a ficar claro o motivo pelo qual dizemos que os problemas acontecem por falta de informação né?!

Assim, uma empresa pode evitar problemas quando consegue ter um bom sistema de informação (não um bom software). Ela precisa para isso:

  1. Controlar a informação;
  2. Coordenar a informação;
  3. Se planejar de acordo com as informações.

Friso sistema e não software, porque ela pode muito bem se organizar apenas com uma planilha de excel onde consiga controlar todas as informações de forma coordenada e que lhe forneça a base necessária para tomar decisões e se planejar.

Novamente, para tudo isso ela precisa conhecer todos os processos de negócios da empresa, de onde vem o pedido, por onde ele passa até o seu destino final.

Com isso bem detalhado, anotado e de fácil acesso quando necessário; auxilia o gestor a tomar as decisões e encontrar o “problema real”.

No caso, por exemplo, seria necessário primeiro mapear os processos de negócios da empresa, como contas a pagar, contas a receber, controle de estoque, planejamento de produção, pedido do cliente e na sequencia compreender se os processos estão adequados ou se eles são a causa dos problemas (lembrem-se dos órgãos públicos e suas burocracias, por mais gente que esteja trabalhando, o processo é tão complicado que se torna demorado!). Se os processos estiverem adequados o último passo é verificar se as pessoas estão fazendo os processos corretamente.

Como podem ver, com informação adequada é possível resolver qualquer problema!

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