O ano de 2020 nos mostrou que o planejamento pode vir por água abaixo de uma hora para a outra! E o que fazer para se proteger de algo do tipo?!
A melhor opção é sempre trabalhar com cenários, ou seja, com o famoso “e se?”.
Cada negócio tem os seus próprios cenários, dependendo do mercado em que atua e do público alvo que atende.
Em relação à pandemia, por exemplo, é senso comum os empreendedores dizerem que não imaginam que tudo isto poderia acontecer, porém em outros países do mundo já se havia lookdown, fechamento do comércio, etc.
Pensando em cenários, já em dezembro/2019 e janeiro/2020 seria necessário desenvolver um plano estratégico “emergencial”, pensando no “e se” o Brasil fizer como países Europeus e fechar tudo, o que fazer?!
Se o negócio é um supermercado, aumentar os estoques, pois foi o que aconteceu ao redor do mundo no momento que os fechamentos foram anunciados; para os restaurantes, se preparar para a venda online, diminuir estoques e custos, já que ao redor do mundo se percebeu a diminuição nas vendas.
É difícil nos prepararmos para o pior, porém as empresas que melhor se saíram em 2020 desenharam cenários e se replanejaram de acordo com este.
Pensar em cenários, também nos ajuda nos momentos de bonanza, pois se pode preparar, por exemplo, para o aumento repentino de demanda, para uma queda do dólar, enfim, a ideia é sempre pensar no “e se”.
Não é necessário desenhar toda a estratégia, com planos de ação, etc., mas se faz necessário ter uma ideia do que se pode acontecer se algo muito positivo ou muito negativo acontecer durante o tempo.
Não temos desastres naturais frequentes no Brasil, por exemplo, mas em países que este fato é mais frequente as empresas precisam estar preparadas para “e se” acontecer?
Muitas vezes não será possível abranger todas as possibilidades, mas trabalhar apenas para apagar incêndios, ou seja, resolver quando o problema acontecer pode levar ao fim de uma startup muito mais rápido do que o imaginado.
Desenvolver as estratégias empresariais é algo comum nas empresas e a maior parte delas o faz ou atualiza anualmente.
Porém, já ouvimos muitas vezes algo do tipo “papel aceita tudo” ou ainda “no papel tudo fica bonito”.
Isto acontece porque muitas vezes o planejamento vira um grande documento filosófico com sonhos e desejos da empresa ao invés de um plano com o que e como deve ser feito.
É claro que existem diversas ferramentas que auxiliam neste processo de implementação, como 5W2H, Balance Scorecard, Plano de Ação, entre outras.
Independente da ferramenta que o empreendedor resolver utilizar, dois pontos são muito importantes aparecerem no planejamento estratégico: o que será feito e como será feito.
Eu costumo orientar os empreendedores a subdividirem o objetivo em várias pequenas metas que devem ser alcançadas semanalmente, (isso facilita inclusive o acompanhamento e o ajuste depois), logo abaixo da meta, escrever o que deverá ser feito: ligações, envio de e-mails, propagandas em redes sociais, construção de uma nova fábrica, compra de uma máquina, enfim, O Q U E?
Na sequencia é necessário descrever o “como” será feito, em um formato de passo a passo mesmo, deixando clara cada uma das etapas.
Por exemplo, se um dos objetivos semanais for aumentar o número de acessos do site da empresa, podemos ter o seguinte formulário:
Eu escolhi o exemplo acima propositalmente, pois, percebo que quando o “O QUE” se trata de contratação de terceiros algumas empresas não definem os passos a serem seguidos.
O problema é que muitas vezes, a empresa fica descontente com o terceiro contrato e o culpa pelo insucesso da ação! Quando na verdade o erro foi interno, pois a própria empresa não definiu ao certo o que e como era para ser feito.
Muitos de vocês podem sentir falta de outros itens, como prazos, valores, responsáveis, etc. e é claro que quanto mais informação e detalhamento tiver, melhor!
De qualquer maneira, o mínimo, para que um planejamento estratégico seja implementado é a definição destes pontos, por objetivo! Sempre, por objetivo! Caso contrário o plano se transformará em uma mera declaração de intensões.
Uma empresa pode desenvolver inúmeras estratégias, sempre dependendo dos objetivos traçados; alguns querem aumentar a demanda, outras o faturamento, algumas querem inaugurar uma nova planta, tem as que desejam entrar na lista de melhores empresas para trabalhar, internacionalizar o produto, enfim, perceba que a estratégia terá total ligação com o objetivo da empresa naquele período.
É claro que as empresas possuem mais de um objetivo e assim será necessário um plano mais alinhado para cada um deles.
Quando a empresa deseja, por exemplo, ampliar mercado e aumentar as vendas é possível utilizar estratégias de diversificação, decidindo se haverá desenvolvimento de novos produtos, se a estratégia será de penetração de mercado, de desenvolvimento de novos mercados ou ainda uma diversificação total, com inovações.
Uma ferramenta possível para facilitar o desenvolvimento desta estratégia é a Matriz de Ansoff.
Já quando a meta é expandir ou internacionalizar, é importante se atentar à busca de complementariedade tecnológica com outras empresas já estabelecidas no país onde se deseja chegar, desenvolvendo parcerias, participando de redes e ainda compreender como funciona o sistema de transporte do país.
Para os que desejam melhorar a relação com o cliente é necessário ter na estratégia a forma de como o cliente será ouvido, como encantar e surpreender o cliente e também criar as formas de atende-los para que isto aconteça.
Há ainda as que buscam melhorar a qualidade dos produtos, e para isto é necessário definir o que é qualidade para a empresa, qual a porcentagem possível de erro, identificar quem são os melhores do setor e saber o que estão fazendo, ou seja, fazer um benchmark, e claro identificar os responsáveis por garantir a qualidade.
Ou seja, para cada meta e objetivo é necessário desenvolver uma estratégia com dados, informações e planos específicos para que fique prático e de fácil implementação!
Todos nós temos propósitos de vida, inclusive as empresas!
Mesmo aqueles que não extrapolam, escrevem ou dizem em voz alta seus propósitos, os têm! Isto porque nossas atitudes deixam transparecer quais são estes propósitos de vida que temos.
E como afirmado no primeiro parágrafo, com as empresas ocorrem a mesma coisa.
A diferença, é que as empresas expressam seus propósitos em formato de Missão e Princípios. E em alguns casos, deixam também transparecer em sua Visão.
Muitos autores de teorias de planos de negócios afirmam que é importante começar o planejamento com a definição da Missão, Visão, Princípios e Valores, o que significa dizer que antes de começar um empreendimento é necessário estabelecer o propósito dele e onde deseja chegar!
Nos modelos de planejamento ágeis, como Business Model Canvas, esta etapa não aparece explícita no quadro, porém compreendendo agora que a Missão está relacionada ao propósito do empreendimento, podemos afirmar que ao finalizar os nove (9) quadrantes do Canvas é possível compreender o propósito do empreendimento.
De qualquer maneira, é importante deixar a Missão escrita, visível para todos conhecerem! Esta exposição da Missão auxilia a empresa à contratar e reter talentos, já que é possível para estes identificar se os propósitos da empresa combinam com os seus propósitos pessoais.
A Visão é uma conclusão do propósito, já que se o propósito for seguido a recompensa é atingir os objetivos e metas da empresa.
Todo propósito é apoiado por Princípios e Valores, que mostram os limites, até onde se pode ir em busca da realização do propósito.
Sendo assim podemos afirmar que todas as empresas, independente de ter ou não um quadro bonito na parede com os dizeres, têm uma Missão, Visão, Princípios e Valores, ou seja, tem um propósito a seguir!
E você, já definiu o propósito do seu empreendimento?! Este propósito combina com o seu propósito pessoal?!
Vivemos no mundo do constante movimento! O que era certo ontem hoje já está errado e é substituído por uma nova teoria.
Este movimento todo trás diversas dificuldades para o planejamento estratégico de uma empresa, principalmente porque os planos são geralmente estáticos, estudados e baseados em uma possibilidade de futuro, que caso não exista, o planejamento deixará de fazer sentido para a empresa.
Ora, se as mudanças são tantas, como fazer o planejamento estratégico? E mais, como elaborar um plano que sirva de embasamento para tomadas de decisões diárias, mantendo-o como uma ferramenta confiável de controle?
Eu gostaria de dizer que é simples, mas não é bem assim! A melhor saída nestes casos é realizar uma Análise de Ambiente ampla e de curto prazo.
É isso mesmo, CURTO PRAZO!
O empreendedor precisa analisar e observar todo o ambiente em sua volta, verificar quais são as oportunidades e identificar as ameaças, para os próximos seis (6) meses, e quando o tempo acabar, fazer uma nova análise.
Foi-se o tempo do plano de negócios para cinco (5) anos e deu-se lugar para as metas de longo prazo, subdivididas em pequenas metas de curto e médio prazo, com planejamentos específicos para cada uma delas.
Uma Análise de Ambiente bem feita estuda e observa o que está acontecendo na economia do país, do continente, dos parceiros comerciais do país e do mundo. E a mesma regra vale para a análise de todas as outras variáveis: social, ambiental, política, legal, tecnológico, cultural e demográfico.
Esta expansão da análise auxilia os empreendedores a compreenderem o que poderá impactar o empreendimento nos próximos meses e já deixar o planejamento estratégico pronto para isto.
É claro que nem tudo é 100% previsível, mas este será assunto de um outro artigo!
Nos atentemos que além de olhar para fora da empresa, para as variáveis que não podemos controlar, é importante conhecer bem os clientes, os concorrentes, os fornecedores e as regras às quais a empresa deverá se submeter e claro, saber o que acontece dentro na empresa, em sua linha de produção, com suas vendas, finanças e também com seus colaboradores.
Todas as informações colhidas durante a Análise de Ambiente podem ser apresentadas em formato de Análise SWOT, onde as variáveis externas, as quais a empresa não tem controle, são classificadas em oportunidades ou ameaças e as variáveis internas, as quais a empresa tem controle, são classificadas como pontos fortes e fracos.
O mais importante nesta análise é observar que tudo o que é externo à empresa impacta à todos no mercado, inclusive os concorrentes! Isto significa que o maior esforço deverá ser para aproveitar as oportunidades e não diminuir as ameaças!
Entenda que conhecer as ameaças é importantes, mas gastar tempo e recurso tentando neutralizar as ameaças pode ser prejudicial, já que outros poderão estar investindo em formas de se aproveitar as oportunidades primeiro.
Quando se trata dos pontos fracos, é necessário verificar o que dá para ser feito e o que ainda não é possível fazer! Resolver os problemas internos de uma empresa é muito importante, porém, mais importante é manter a empresa faturando e para isso será necessário utilizar todos os pontos fortes em prol do aproveitamento das oportunidades.
Ao finalizar uma Análise de Ambiente, todas as informações são enviadas para o planejamento estratégico que as utilizará como embasamento para a definição das ações a serem feitas pela empresa.
E o mais importante, uma Análise de Ambiente nunca está finalizada, ela deve ser revisada a cada seis (6) meses, lembra?! Portanto, assim que finalizamos uma análise iniciamos uma outra, até para saber se o que foi realizado ainda está válido no mercado.
