Definindo prioridades

Toda empresa tem diariamente muitas coisas para resolver e fazer e nem sempre conseguimos estabelecer o que deve ser feito primeiro.

Isto é normal, principalmente quando tudo nos parece prioridade.

O problema é que sabemos que nem tudo é prioritário e que algumas coisas podem colocar tudo a perder caso não seja resolvida.

E então, como fazer?

Existem diversas formas de se estabelecer prioridades, porém quero falar aqui da matriz GUT (gravidade X urgência X tendência).

A matriz GUT foi criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, em 1981 como uma das ferramentas utilizadas na Solução de Problemas. É uma ferramenta de qualidade usada para definir prioridades dadas as diversas alternativas de ação e, portanto, muito utilizada nas engenharias. Kepner e Tregoe sugerem multiplicar as variáveis entre si para que saibamos o que é mais importante ser feito primeiro.

Passo a passo:

A planilha acima será utilizada como base dos cálculos.

  1. Liste todas as tarefas e atividades da empresa,
  2. Dê uma nota de 1 a 5 para cada atividade nos seguintes quesitos:
    1. Gravidade: quão grave é deixar de realizar a atividade?
    2. Urgência: a atividade precisa ser feita rapidamente? Haverá consequências se não for realizada “para ontem”?
    3. Tendência: o que vai acontecer se você não fizer nada a respeito? Vai piorar?
  3. Multiplique as notas entre si, como no exemplo abaixo:
  4. As atividades com notas mais altas são as que deverão ser realizadas primeiro e assim sucessivamente.

Perceba que está ferramenta tira todo o “emocional” do processo de decisão e ainda aponta as consequências de se não fazer algo.

É uma ferramenta muito simples e fácil de usar que pode te ajudar nos momentos de indecisão sobre o que fazer primeiro. A matriz GUT oferece os argumentos certos para priorizar suas ações.

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