Por Sandra Elisabeth
Para os amantes de passatempos como os Problemas de Lógica, a dificuldade de se resolver o problema está na quantidade de dados existentes e na ineficiência de se juntar estes dados para transformá-los em informações (resolução).
Nas empresas, não é diferente! Administrar um negócio nada mais é do que resolver um grande e infinito Problema de Lógica, com uma infinidade de dados, que chegam a todo momento!
Para facilitar o processo de tomada de decisão, organizamos estes dados em sistemas, que de acordo com Chiavenato (2000) trata-se de um conjunto de elementos interdependentes e interagentes; um grupo de unidades combinadas que formam um todo organizado e cujo resultado (output) é maior do que o resultado que as unidades poderiam ter se funcionassem independentemente.
Isto significa dizer que um sistema tem como parâmetro entrada, processamento, saída e retroação, como demonstrado na figura 01.
Figura 01: Parâmetros de um sistema
Para a boa organização de um sistema, a informação é fundamental! Uma empresa que não possui suas informações organizadas tende a sofrer o fenômeno da entropia, perdendo o controle de suas atividades com afrouxamento dos padrões.
Para que a informação possa ser melhor administrada dentro da empresa é necessário que ela seja organizada (registrada e disponibilizada) em sistemas, sejam eles manuais ou automatizados, os chamados SISTEMAS DE INFORMAÇÃO, que são todos os registros e documentos com informações das diversas áreas funcionais da empresa, bem como de seu ambiente externo.
Estes registros e sua disponibilização para os membros das equipes têm sido importantes para que erros do passado não sejam repetidos e que boas soluções possam ser novamente incorporadas nas estratégias empresariais.
Quando as equipes não têm acesso á informação, ou esta se quer é registrada de maneira adequada, há uma demora para se tomar decisões, e até mesmo falhas podem acontecer neste processo, pelo simples fato da ausência de um determinado dado.
Por exemplo, um vendedor que não tem acesso aos prazos médios de fabricação e tempo de entrega de um produto, poderá prometer ao cliente que o produto comprado será entregue em um prazo impossível de ser cumprido pela empresa.
E observe, que não houve má fé de nenhum dos envolvidos, apenas falta de informação!
E é por isso, que as informações se apresentam como um recurso necessário para a diminuição dos riscos na tomada de decisão de equipes de alta performance. Negar dados por serem de outros setores pode em diversas vezes causar mais problemas do que trazer soluções!
