Por Sandra Elisabeth
A coordenação, o controle, o planejamento estratégico e a qualidade, se concretizam na empresa a partir da organização das informações, e por isso o controle e a coordenação das operações dependem do registro adequado dos dados.
E por isso, sair simplesmente registrando todos os dados, lançando em softwares ou planilhas não é eficiente!
É preciso planejar quais dados e informações serão relevantes, como serão adquiridos, por quanto tempo devem ser mantidos, qual a periodicidade de renovação, entre outros pontos, a depender da empresa e do tipo de dado que se está usando.
Um passo fundamental no planejamento de um sistema de informação é a identificação dos processos de negócios de cada área funcional ou função empresarial, como apresentado no artigo “Funções básicas de um sistema de informação empresarial”.
Cada nível organizacional fornece dados diferentes, e precisa de informações distintas, e por isto cada nível terá uma característica diferente em seu sistema de informação.
O nível operacional, precisa registrar dos dados de transações, eventos e operações da empresa, fazendo uso de classificação, listagem, atualizações e representados por meio de listas, resumos etc., e vai utilizar um sistema de processamento de transações.
Já o nível gerencial, trabalha com o sumário das transações e versões simplificadas; realizando análises comparativas de nível baixo e médio e emitindo relatórios de rotina ou periódicos, precisando de um sistema de informações gerenciais.
Empresas com sistemas de informação mais estruturados conseguem fazer uso de modelos analíticos e ferramentas de análise para realizar simulações e diagnósticos com objetivo de análise para tomada de decisão, isto porque com as automatizações é possível se aproveitar dos sistemas de apoio à decisão.
E por fim, o nível estratégico atua com dados agregados externos e internos por meio de gráficos e projeções, utilizando para isto sistemas de apoio ao executivo.
Porém, apenas ter acesso à todos estes sistemas não é suficiente, sendo importante ainda sua integração plena, para que os membros da equipe consigam ter todas as informações necessárias para uma tomada de decisão.
O mais difícil nesta integração, muitas vezes, não é o sistema de informação em si, mas sim a colaboração efetiva entre os diversos processos de negócios da empresa, ou seja, entre os diferentes setores e níveis empresariais.
E é por isso, que o desenvolvimento de um software que dê conta de todo o sistema de informação de uma empresa é complexo! Não por problemas de desenvolvimento, mas por conta da falta de conhecimento do funcionamento de todos os processos internos da empresa, bem como das etapas que a informação passa até chegar a seu destino final.
Se sua empresa, além do software utiliza ainda diversas planilhas de suporte e apoio, saiba que é porque os processos de negócios ainda não foram integrados de forma eficiente, e que somente quando isto acontecer será possível ter tudo disponibilizado em um único ambiente de dados e informações.