Por Sandra Elisabeth
Ao observar o organograma de uma empresa é possível notar suas conexões e interações, isto porque, toda empresa é um grande sistema, composto por diversos outros subsistemas, departamentos e setores.
Enquanto sistema a empresa deve ser compreendida como um conjunto de elementos interdependentes e interagentes, que devem ser visualizados como as áreas funcionais ou funções empresariais, sendo muito mais do que ‘apenas’ departamentos.
A empresa, e seus departamentos são uma estrutura estática, e o que dá dinamismo a eles são as trocas de informações através do seu sistema de informações.
Para gerar o conhecimento necessário à tomada de decisão, as organizações precisam estar atentas aos sistemas de informações dos níveis operacional, tático e estratégico.
No nível operacional é preciso que se acompanhe as atividades e transações elementares da organização, com informações atualizadas, precisas e instantâneas, como por exemplo, saber quantas peças entraram no estoque.
Já no nível tático ou gerencial, o sistema de informação deve atender às atividades de monitoração, controle e tomada de decisões dos gerentes, com informações em forma de relatórios periódicos para se saber, por exemplo, o que foi vendido no primeiro decêndio versus o que foi projetado para o mês.
E por fim, o nível estratégico recebe informações que ajudam a gerência sênior com as questões estratégicas e tendências de longo prazo da empresa e de seu ambiente externo, como por exemplo, definir quais produtos produzir nos próximos cinco anos.
Na empresa, as informações são normalmente classificadas como financeiras, contábeis, de pessoal, de mercado etc. Independente dessa classificação, as informações empresariais podem ser divididas em dois grupos:
- Operativas: informação necessária para a realização de uma função, de uma operação.
- Gerenciais: o resumo de informações operativas que chega até um gerente, que lhe permita tomar decisões.
Além de acompanhar os dados na vertical do organograma empresarial, também é importante ter a visão do que acontece nos demais departamentos da empresa que poderão afetá-la como um todo.
Por exemplo, uma promoção relâmpago realizada pelo departamento de marketing trará a necessidade de aumento da produção, que gera a demanda por mais matéria prima e talvez horas extras dos colaboradores, que por sua vez terão um acréscimo nos salários e no pagamento dos fornecedores, sendo necessário uma previsão prévia de fluxo de caixa.
Se a promoção realizada não for informada de maneira adequada, pode acontecer de faltar matéria prima para produção, devido o fornecedor não conseguir entregar à tempo, e ocasionar um cancelamento de compra por parte dos clientes, por atraso de entrega! E assim, algo que era para ser positivo, acaba se tornando negativo!
Para evitar este tipo de problema é necessário que haja comunicação horizontal e vertical nas empresas, ou seja, entre departamentos e setores e entre direção, gerencial e operação.
