A coordenação, o controle, o planejamento estratégico e a qualidade, se concretizam na empresa a partir da organização das informações, e por isso o controle e a coordenação das operações dependem do registro adequado dos dados.
E por isso, sair simplesmente registrando todos os dados, lançando em softwares ou planilhas não é eficiente!
É preciso planejar quais dados e informações serão relevantes, como serão adquiridos, por quanto tempo devem ser mantidos, qual a periodicidade de renovação, entre outros pontos, a depender da empresa e do tipo de dado que se está usando.
Um passo fundamental no planejamento de um sistema de informação é a identificação dos processos de negócios de cada área funcional ou função empresarial, como apresentado no artigo “Funções básicas de um sistema de informação empresarial”.
Cada nível organizacional fornece dados diferentes, e precisa de informações distintas, e por isto cada nível terá uma característica diferente em seu sistema de informação.
O nível operacional, precisa registrar dos dados de transações, eventos e operações da empresa, fazendo uso de classificação, listagem, atualizações e representados por meio de listas, resumos etc., e vai utilizar um sistema de processamento de transações.
Já o nível gerencial, trabalha com o sumário das transações e versões simplificadas; realizando análises comparativas de nível baixo e médio e emitindo relatórios de rotina ou periódicos, precisando de um sistema de informações gerenciais.
Empresas com sistemas de informação mais estruturados conseguem fazer uso de modelos analíticos e ferramentas de análise para realizar simulações e diagnósticos com objetivo de análise para tomada de decisão, isto porque com as automatizações é possível se aproveitar dos sistemas de apoio à decisão.
E por fim, o nível estratégico atua com dados agregados externos e internos por meio de gráficos e projeções, utilizando para isto sistemas de apoio ao executivo.
Porém, apenas ter acesso à todos estes sistemas não é suficiente, sendo importante ainda sua integração plena, para que os membros da equipe consigam ter todas as informações necessárias para uma tomada de decisão.
O mais difícil nesta integração, muitas vezes, não é o sistema de informação em si, mas sim a colaboração efetiva entre os diversos processos de negócios da empresa, ou seja, entre os diferentes setores e níveis empresariais.
E é por isso, que o desenvolvimento de um software que dê conta de todo o sistema de informação de uma empresa é complexo! Não por problemas de desenvolvimento, mas por conta da falta de conhecimento do funcionamento de todos os processos internos da empresa, bem como das etapas que a informação passa até chegar a seu destino final.
Se sua empresa, além do software utiliza ainda diversas planilhas de suporte e apoio, saiba que é porque os processos de negócios ainda não foram integrados de forma eficiente, e que somente quando isto acontecer será possível ter tudo disponibilizado em um único ambiente de dados e informações.
Toda empresa possuí um sistema de informação! Talvez, nem todas as empresas tenham informatizado este sistema de informação.
Explico.
Um sistema de informação é todo registro e documento com informações das diversas áreas funcionais da empresa, bem como de seu ambiente externo, e estes registros e documentos podem estar armazenados em pastas nos armários e gavetas da organização, em pastas virtuais salvas no computador, nas mensagens de WhatsApp, ou em softwares específicos de gerenciamento.
Sendo assim, a principal função de um sistema de informação empresarial é fornecer dados suficientes para a tomada de decisão.
Seja o sistema de informação manual ou automatizado, ele deve ser organizado a partir dos processos de negócios da empresa, ou seja, de acordo com o modo como o trabalho é organizado, coordenado e focalizado para produzir um produto ou serviço de valor.
Os processos de negócios são fluxos de trabalho concretos de materiais, informações e conhecimentos, o conjunto de atividades e a maneira como a gerência decide coordenar o trabalho.
A seguir alguns exemplos de processos de negócios.
Figura 01: Exemplos de processos de negócios
Fonte: Laudon e Laudon, 2010
Para que os processos de negócios entreguem os dados necessários para a tomada de decisão, o registro destes precisam ser realizados de maneira clara e sem erros; e, também é importante que eles sejam compartilhados com todos os membros da equipe que precisam tomar decisões baseados nestas informações, como já mencionado em outro artigo “Sistema de informação e conhecimento”.
É por isso, que quanto mais automatizados os sistemas de informação são, melhores e mais rapidamente as decisões são tomadas.
Ao observar o organograma de uma empresa é possível notar suas conexões e interações, isto porque, toda empresa é um grande sistema, composto por diversos outros subsistemas, departamentos e setores.
Enquanto sistema a empresa deve ser compreendida como um conjunto de elementos interdependentes e interagentes, que devem ser visualizados como as áreas funcionais ou funções empresariais, sendo muito mais do que ‘apenas’ departamentos.
A empresa, e seus departamentos são uma estrutura estática, e o que dá dinamismo a eles são as trocas de informações através do seu sistema de informações.
Para gerar o conhecimento necessário à tomada de decisão, as organizações precisam estar atentas aos sistemas de informações dos níveis operacional, tático e estratégico.
No nível operacional é preciso que se acompanhe as atividades e transações elementares da organização, com informações atualizadas, precisas e instantâneas, como por exemplo, saber quantas peças entraram no estoque.
Já no nível tático ou gerencial, o sistema de informação deve atender às atividades de monitoração, controle e tomada de decisões dos gerentes, com informações em forma de relatórios periódicos para se saber, por exemplo, o que foi vendido no primeiro decêndio versus o que foi projetado para o mês.
E por fim, o nível estratégico recebe informações que ajudam a gerência sênior com as questões estratégicas e tendências de longo prazo da empresa e de seu ambiente externo, como por exemplo, definir quais produtos produzir nos próximos cinco anos.
Na empresa, as informações são normalmente classificadas como financeiras, contábeis, de pessoal, de mercado etc. Independente dessa classificação, as informações empresariais podem ser divididas em dois grupos:
Operativas: informação necessária para a realização de uma função, de uma operação.
Gerenciais: o resumo de informações operativas que chega até um gerente, que lhe permita tomar decisões.
Além de acompanhar os dados na vertical do organograma empresarial, também é importante ter a visão do que acontece nos demais departamentos da empresa que poderão afetá-la como um todo.
Por exemplo, uma promoção relâmpago realizada pelo departamento de marketing trará a necessidade de aumento da produção, que gera a demanda por mais matéria prima e talvez horas extras dos colaboradores, que por sua vez terão um acréscimo nos salários e no pagamento dos fornecedores, sendo necessário uma previsão prévia de fluxo de caixa.
Se a promoção realizada não for informada de maneira adequada, pode acontecer de faltar matéria prima para produção, devido o fornecedor não conseguir entregar à tempo, e ocasionar um cancelamento de compra por parte dos clientes, por atraso de entrega! E assim, algo que era para ser positivo, acaba se tornando negativo!
Para evitar este tipo de problema é necessário que haja comunicação horizontal e vertical nas empresas, ou seja, entre departamentos e setores e entre direção, gerencial e operação.
Os autores, Sandra Elisabeth, Osmar F. Gonçalves e Stéfano Carnevalli, convidam você a conferir como foi o lançamento do livro Fluência em Dados: Inovação e Convergência, realizado no dia 20 de setembro de 2024.
O evento aconteceu em formato online, com inscrições pela plataforma Sympla e transmissão utilizando o Microsoft Teams. Sendo gravado na integra, todos os 76 inscritos podem rever os conteúdos apresentados. Além de ter acesso aos slides das apresentações e também um certificado de participação. Porém na transmissão ao vivo, as 28 pessoas que participaram do lançamento do livro “Fluência em Dados: Inovação e Convergência”, tiveram a oportunidade de dialogar com os autores, enriquecendo ainda mais o evento.
O livro “Fluência em Dados: Inovação e Convergência”, escrito por Sandra Elisabeth, Osmar F. Gonçalves e Stéfano Carnevalli, é um guia abrangente para dominar a linguagem dos dados, transformando-os em insights poderosos e aplicáveis no contexto de negócios. Enfim, editado pelo selo DS Press e publicado via KDP Amazon, o livro pode ser adquirido em qualquer lugar do mundo, alcançando mais de 300 milhões de leitores que falam e leem o idioma português.
Conteúdo do Livro Fluência em Dados: inovação e convergência
O livro aborda métodos e processos aplicados a Business Intelligence, Analytics e Ciência de Dados. Também destacando como a fluência em dados pode aumentar a eficiência operacional, reduzir custos, aumentar receitas e ajudar na tomada de decisões estratégicas.
Dentre os conteúdos abordados no livro, temos algumas novidades para um leitor das áreas de negócios, administrativas, recursos humanos e engenharia, que são:
Inteligência Ativa (Stéfano Carnevalli): no capitulo “Potencializando a Inteligência de Negócios para Alcançar uma Inteligência Ativa”. Esse capítulo provavelmente explora como transformar dados em ações práticas e estratégicas, utilizando técnicas avançadas de Business Intelligence para criar uma inteligência de negócios mais dinâmica e proativa.
Melhoria Contínua (Sandra Elisabeth): aborda a aplicação do método 5S nos dados. Resumindo em Seiri (Utilização) para identificar e eliminar dados desnecessários; Seiton (Organização), organizar os dados de forma lógica e acessível; Seiso (Limpeza), manter os dados limpos e precisos; Seiketsu (Padronização), estabelecer padrões para a gestão de dados ; e Shitsuke (Disciplina), manter a disciplina na aplicação contínua dessas práticas.
Conexão entre gerações pré e pós dados: A introdução do livro Fluência em Dados: Inovação e Convergência explora a transição entre as gerações pré-dados, que dependiam mais de intuição e experiência, e a geração fluente em dados, que utiliza grandes volumes de dados para tomar decisões baseadas em evidências. Ela destaca a importância da alfabetização em dados para todos, independentemente da idade, e como essa fluência está transformando a tomada de decisões, promovendo uma melhor compreensão e utilização dos dados em todos os aspectos da vida, ao mesmo tempo em que aborda os desafios e oportunidades dessa transição.
Inteligência Artificial (IA)
Esses são apenas alguns dos muitos tópicos explorados no livro. Ainda inclui um capítulo dedicado à Inteligência Artificial (IA) com conteúdos relacionados a:
Futuro da IA: Perspectivas sobre o futuro da Inteligência Artificial e seu impacto potencial na sociedade e nos negócios.
Fundamentos da IA: Introdução aos conceitos básicos de Inteligência Artificial, incluindo aprendizado de máquina, redes neurais e algoritmos de IA.
Aplicações Práticas: Exemplos de como a IA está sendo utilizada em diferentes setores, como saúde, finanças, marketing e manufatura.
Ferramentas e Tecnologias: Discussão sobre as principais ferramentas e tecnologias utilizadas para desenvolver e implementar soluções de IA.
Desafios e Considerações Éticas: Análise dos desafios associados à implementação da IA, incluindo questões éticas e de privacidade.
Como foi o lançamento do livro Fluência em Dados com as palestras dos autores
Durante o evento os autores reforçaram o foco do leitor do livro em ampliar sua fluência em dados. Independente da área de atuação, o livro é destinado a todos que desejam aproveitar os benefícios da fluência em dados, ampliando sua literacia em dados.
Ao longo das páginas do livro, são explorados os princípios fundamentais da fluência em dados e como ela pode ser aplicada de maneira eficaz nas organizações (empresas, governo ou associações). Confira a abertura no vídeo:
A seguir, confira as palestras dos autores que foram gravadas durante o evento abordando temas como inovação com dados, inteligência artificial e história dos dados.
Inovação com Dados por Sandra Elisabeth
Em sua palestra, Sandra Elisabeth, destacou a importância da informação como recurso estratégico para a tomada de decisões nas empresas, tanto no ambiente interno quanto externo. A inovação, muitas vezes, não requer novas tecnologias, mas sim o uso eficiente das existentes.
A informação disponível ajuda a identificar e aproveitar melhor os recursos da empresa, facilitando a gestão e a inovação. Além disso, enfatiza que a inovação não é apenas disruptiva, mas também incremental, e que o conhecimento acumulado de dados e informações é essencial para prever tendências e necessidades do mercado, permitindo ações corretivas e preditivas. Assista ao vídeo da apresentação:
I.A. no ambiente de negócios – Osmar F. Gonçalves
Destacando a importância dos dados na construção da inteligência artificial (IA), Osmar F. Gonçalves, reforçou o contexto do machine learning como propulsor nas empresas hoje. Ele enfatizou que a IA depende de dados de qualidade, quantidade e representatividade para funcionar eficazmente.
A gestão e o uso adequado desses dados são cruciais para o aprendizado das máquinas. O autor também compartilha uma experiência pessoal no departamento de imigração dos EUA, para ilustrar como os dados são utilizados em sistemas modernos, para rastrear e identificar pessoas de maneira mais rápida e eficiente. Confira sua palestra no vídeo:
Uma história dos dados do livro – Stéfano Carnevalli
Dentre as curiosidades e números do livro, Stéfano Carnevalli, mostrou um pouco dos bastidores da ilustração da capa, que foi criada a partir de visualizações de dados da projeção da população mundial para 2100. Embora seja uma imagem ilustrativa e não uma visualização precisa, os dados foram obtidos das Nações Unidas, sendo utilizado a ferramenta Microsoft Power BI para analisar e desenvolver os gráficos. Confira essa curiosidade e algumas analises do livro no vídeo:
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Para os amantes de passatempos como os Problemas de Lógica, a dificuldade de se resolver o problema está na quantidade de dados existentes e na ineficiência de se juntar estes dados para transformá-los em informações (resolução).
Nas empresas, não é diferente! Administrar um negócio nada mais é do que resolver um grande e infinito Problema de Lógica, com uma infinidade de dados, que chegam a todo momento!
Para facilitar o processo de tomada de decisão, organizamos estes dados em sistemas, que de acordo com Chiavenato (2000) trata-se de um conjunto de elementos interdependentes e interagentes; um grupo de unidades combinadas que formam um todo organizado e cujo resultado (output) é maior do que o resultado que as unidades poderiam ter se funcionassem independentemente.
Isto significa dizer que um sistema tem como parâmetro entrada, processamento, saída e retroação, como demonstrado na figura 01.
Figura 01: Parâmetros de um sistema
Para a boa organização de um sistema, a informação é fundamental! Uma empresa que não possui suas informações organizadas tende a sofrer o fenômeno da entropia, perdendo o controle de suas atividades com afrouxamento dos padrões.
Para que a informação possa ser melhor administrada dentro da empresa é necessário que ela seja organizada (registrada e disponibilizada) em sistemas, sejam eles manuais ou automatizados, os chamados SISTEMAS DE INFORMAÇÃO, que são todos os registros e documentos com informações das diversas áreas funcionais da empresa, bem como de seu ambiente externo.
Estes registros e sua disponibilização para os membros das equipes têm sido importantes para que erros do passado não sejam repetidos e que boas soluções possam ser novamente incorporadas nas estratégias empresariais.
Quando as equipes não têm acesso á informação, ou esta se quer é registrada de maneira adequada, há uma demora para se tomar decisões, e até mesmo falhas podem acontecer neste processo, pelo simples fato da ausência de um determinado dado.
Por exemplo, um vendedor que não tem acesso aos prazos médios de fabricação e tempo de entrega de um produto, poderá prometer ao cliente que o produto comprado será entregue em um prazo impossível de ser cumprido pela empresa.
E observe, que não houve má fé de nenhum dos envolvidos, apenas falta de informação!
E é por isso, que as informações se apresentam como um recurso necessário para a diminuição dos riscos na tomada de decisão de equipes de alta performance. Negar dados por serem de outros setores pode em diversas vezes causar mais problemas do que trazer soluções!
